En una pequeña o mediana empresa, es crucial definir la política de viajes, ya que esto permite cumplir con las necesidades comerciales y mantener control sobre los costos. Si tienes dificultades en esta área, en este artículo te contamos cómo puedes mejorarla.
A continuación, te presentamos seis consejos que podrán ayudarte.
Evalúa las necesidades de la empresa y los trabajadores
Es importante considerar cómo la política de viajes se adapta a las necesidades de aquellos quienes viajan. Si la política no satisface sus necesidades actuales, es poco probable que la adopten y utilicen de manera efectiva.
Teniendo en cuenta los cambios significativos en el panorama de los viajes de negocios desde 2020, es crucial reconocer que las necesidades de los trabajadores pueden haber cambiado en comparación con años anteriores.
Reevalúa las políticas existentes y considera qué ajustes podrían ser beneficiosos. Muchas pymes ya han tomado medidas en este sentido, por lo que si aún no lo has hecho, es posible que estés rezagado.
Solicita la opinión del equipo de trabajo
A medida que se actualice las políticas de viaje, es fundamental obtener activamente la opinión del equipo de trabajo sobre lo que les gusta o no les gusta de la política actual. Sus puntos de vista son extremadamente valiosos. Al comprender las razones detrás de las dificultades para mejorar la adopción de las políticas de viaje, es posible identificar y abordar los problemas.
Es posible que se requiera más flexibilidad o que los procesos y sistemas actuales sean demasiado laboriosos o consuman mucho tiempo, especialmente considerando el agotamiento cada vez más común entre los trabajadores.
Proporciona capacitación e información adecuada
Si quieres mejorar la adopción de la política de viajes, es fundamental brindar una capacitación y entregar la información correcta, especialmente para los nuevos miembros del equipo que podrían haber pasado por alto esa parte del proceso de incorporación. Ya sea que decidas revisar la política de viajes actual o no, asegúrate de que los trabajadores la comprendan completamente.
Anticipa las posibles preguntas y proporciona recursos informativos útiles distribuidos entre los miembros relevantes del equipo. La educación es clave para lograr una mejor adopción de la política de viajes.
Utiliza la tecnología para mejorar la política de viajes
Si el sistema actual se encuentra un poco desactualizado, es hora de considerar cómo la nueva tecnología puede transformar la forma en que el equipo viaja.
Explora las opciones disponibles con la ayuda de una agencia de gestión de viajes y considera cómo la tecnología puede mejorar la adopción de las políticas de viaje de la empresa.
Selecciona cuidadosamente la agencia de gestión de viajes.
Si decides trabajar con una agencia de gestión de viajes, es crucial elegir una que brinde soluciones que realmente sirvan a los miembros del equipo que viajan. Al buscar un socio de agencia de gestión de viajes, ten en cuenta lo siguiente:
- ¿La implementación del sistema de gestión de viajes será sencillo? ¿Los trabajadores podrán realizar la transición sin problemas desde los protocolos actuales?
- ¿Este sistema proporcionará un soporte fácilmente accesible a los trabajadores?
- ¿Agregarán tareas innecesarias a la carga de trabajo?
La mejor manera de mejorar la adopción de las políticas de viaje es hacerlo fácil, por lo tanto, evita agencias de gestión de viajes que dificulten esta adopción.
Evalúa la implementación actual de la política de viajes
Por último, es importante examinar cómo la empresa está aplicando actualmente la política de viajes. Es posible que tenga una política excelente con beneficios y comodidades para los trabajadores, pero si no se aplica adecuadamente, no será efectiva.
Esperamos que con estos consejos puedas optimizar la política de viajes de tu empresa y no olvides que en RQ Stay puedes encontrar un lugar cómodo y práctico para cualquier tipo de viaje de negocios.
